【伝え方】思いやりのある文章を書きたい
こんにちは。egatti です。一週間もあけてしまった…。
社内の勉強会で近いうちに「文章の書き方」講座をやろうと目論んでいます。
思いやりのある文章を書きたい
思いやりのない文章は、なかなか読んでもらえない。
と、思います。 逆に言えば、
思いやりを持って文章を書くと、読んでもらいやすい。
思いやり。相手を思いやる。相手に合わせて、相手が読みやすくなるように、そして相手が行動に移せるように、文章を書く。面と向かって話をする時は、相手の反応を見ながら、次の言葉を選ぶことができる。でも文章は、相手の反応を見ながら書くことってあんまりない。チャットとかは別として。コレを読んだらどう感じるだろう、どう受け取ってもらえるだろう、と想像して書かないといけない。
私は根っからの優しさ、というものを持ち合わせていないので、相手の気持ちになって考える作業には、いつも苦労します。頭でいっぱい考えて、妄想して…なかなか正解しません。(笑)
いずれにせよ、ひたすら自分の思いを詰め込むより、読み手が読みやすいように書いた方が、より、自分の伝えたいことが伝わる。
一番、優しくないのは、読み返してない、書きっぱなしの文章。かな・・・。
上手な文章を書くための最短の道
万能なコツはありません。
- たくさん書いて
- 読み返して
- 手直しして
- それを繰り返して
- 人に読んでもらう
コレに尽きると思っています。
だから、勉強会でちょっと講義したくらいじゃ、その効果は微々たるものかもしれない。でも、基本的なコツを知ることで、日々の文章が少しずつでも良くなっていけばいいな。コツをつかむと、文章を直すのが楽しくなると思うんです。 ほ、ホントに、ホントですよ!
誰に何を伝えたいのか
文章と言っても、いろいろありますね。論文、営業報告書、企画書、設計書、不具合の報告、問い合わせや依頼のメール、ブログの記事や、ネットニュース …。それぞれ、読む人も違うし、読む場面、目的、媒体も違う。だから、文章の書き方も当然変わってくるはず。
マニュアルは無限大…
でも、もし「誰に何を伝えたいか」がはっきりしていないなら、そもそも相手に伝わるわけないから。
文章を書き置えた後や、文章がまとまらない時に、一度、その文章から離れてみて、少し時間を置いたあとで、「誰に何を伝えたいんだっけ」を意識して読み返すと良いと思います。
相手に合わせた工夫は、そのあとたっぷり施しましょう。オフショアで参画中の中国人の方への問い合わせは、翻訳ツールで翻訳されるかもしれないから、できるだけ文章を分割してシンプルな短文で構成したり。システムを詳しく知らない人へ、不具合の原因を説明する時は、なるべく専門用語を使わないようにしたり。逆にシステムをよく知っている人への説明には、調査しやすいように実際の関数名を記載したり。
削ぎ落とす
以前、「文章の書き方のコツ」や「ライターになるには」のような記事をいろいろ読んでみたことがありましたが、印象に残っているのは、
文章は、最初は必ず書きすぎる。
ひたすら思うがままに書きまくった後、
読み返して、要らないものを削ぎ落とし、
最終的に半分くらいになったらOK
ということ。すみません、引用元も分からないし、文言も自分の言葉になっちゃってますけど、いくつかの記事で、そのような旨のアドバイスが書かれていました。
いつも言葉足らずタイプの方には当てはまらないのかもしれませんが、私はだいたい、書きすぎるし回りくどいタイプです。
わかりづらい文章の特徴のひとつは、一文にたくさん詰め込みすぎている、というところ。シンプルにして、主語 と 述語 と 目的語 をつかみやすくすると、グッと良くなると思います。すみません、例文が思いつかない。
エンジニアのための文章力講座
一応、IT女子ブログとして、以下の記事を紹介します。
エンジニアは、もちろんのごとく、プログラムやコマンドだけを扱う訳ではありませんね。設計書、報告書、議事録、メールなど、たくさん文章を書く機会はあります。質問や、提案、依頼なども文章です。的確に書くことが出来ないと、欲しい回答がもらえなかったり、思わぬトラブルになることもあります。
最後に
いろいろ書きましたが、まずは、読み返して、誤字脱字をなくしましょう…。
文章を大事にして、デキるSE、そして素敵な大人を目指したいですね。
私も日々精進したいと思います。
では、また。